Was ist „VAT in the Digital Age (ViDA) – Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“?

Am 11. März 2025 verabschiedete die Europäische Kommission das VAT in the Digital Age (ViDA)-Paket, das die Mehrwertsteuervorschriften in der EU modernisieren und an die sich schnell entwickelnde digitale Wirtschaft anpassen soll. Unternehmen in Europa müssen sich auf weitreichende Änderungen vorbereiten, die bis 2035 umgesetzt werden. Diese Reform hat weitreichende Auswirkungen auf den internationalen Handel und erfordert sofortige Anpassungen von Unternehmen, die im grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr tätig sind.

Was bedeutet das für Unternehmen?

1. E-Rechnungsstellung wird Pflicht:

Ab sofort können die EU-Mitgliedstaaten die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung unter bestimmten Bedingungen durchsetzen. Unternehmen sollten? jetzt handeln, um sicherzustellen, dass sie diesen neuen Anforderungen gerecht werden.

Wie kann Ihr Unternehmen diese Umstellung effizient umsetzen und was sind die Vorteile der E-Rechnungsstellung für Ihre Prozesse?

2. Optimierung von OSS und IOSS: Mehr Effizienz im internationalen Handel

Die Systeme One-Stop-Shop (OSS) und Import One-Stop-Shop (IOSS) werden weiter verbessert, um den Mehrwertsteuerprozess bei grenzüberschreitenden Transaktionen zu vereinfachen und Betrugsrisiken zu minimieren. Besonders für Unternehmen im internationalen Handel ist es entscheidend, sich mit den strukturellen Änderungen im IOSS auseinanderzusetzen, um die eigene Compliance sicherzustellen.

Welche Chancen ergeben sich aus diesen Änderungen für die Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse?

Die Optimierungen der One-Stop-Shop (OSS)– und Import One-Stop-Shop (IOSS)-Systeme bringen Unternehmen im internationalen Handel zahlreiche Vorteile. Durch die Vereinfachung der Mehrwertsteuerabwicklung und die Minimierung von Betrugsrisiken lassen sich Geschäftsprozesse effizienter gestalten:

✅ Weniger Verwaltungsaufwand: Unternehmen profitieren von einer zentralisierten Mehrwertsteuererklärung, die grenzüberschreitende Verkäufe erleichtert.

✅ Schnellere und automatisierte Prozesse: Digitale Steuermeldungen reduzieren Fehlerquellen und beschleunigen Abläufe.

✅ Erhöhte Transparenz und Compliance: Die neuen Regelungen tragen dazu bei, das Betrugsrisiko zu minimieren und rechtliche Vorgaben sicher einzuhalten.

✅ Wettbewerbsvorteil durch frühzeitige Anpassung: Wer sich rechtzeitig mit den Änderungen auseinandersetzt, kann seine Abläufe optimieren und langfristig effizienter arbeiten.

3. Neue Verpflichtungen (ab 1. Juli 2028)

Mit den neuen Vorgaben ab 2028 ergeben sich wesentliche Änderungen für Plattformen, die kurzfristige Unterkünfte und Personenbeförderungen vermitteln. Durch die Einführung von deemed supplier measures werden digitale Plattformen stärker in die Steuerpflicht einbezogen, was Unternehmen dazu zwingt, ihre Steuerstrategien anzupassen.

Zusätzlich treten Reformen zur Single VAT Registration in Kraft, darunter:

✅ Erweiterte OSS-Schemas mit effizienteren Prozessen und einem neuen „Transfer of own goods“-System zur Erleichterung grenzüberschreitender Warenbewegungen.

✅ Pflicht zur Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) für nicht identifizierte Lieferanten, wodurch Unternehmen sich auf eine veränderte Rechnungsstellung vorbereiten müssen.

4. Digital Reporting für B2B-Transaktionen (ab 1. Juli 2030)

Die schrittweise Digitalisierung der Mehrwertsteuer geht weiter: Ab 2030 wird die digitale Berichterstattung für grenzüberschreitende B2B-Lieferungen verpflichtend. Unternehmen müssen sich auf neue Meldepflichten einstellen und ihre Systeme entsprechend anpassen, um steuerliche Anforderungen nahtlos zu erfüllen.

5. Echtzeitsteuerberichterstattung auf EU-Ebene (bis 1. Juli 2035)

Bis spätestens 2035 soll die Echtzeit-Steuerberichterstattung für inländische Transaktionen mit den EU-Standards synchronisiert werden. Ziel ist ein einheitliches, digitales Mehrwertsteuersystem, das Transparenz erhöht und den Verwaltungsaufwand für Unternehmen langfristig reduziert.

Welche Strategien sollten Unternehmen entwickeln, um sich frühzeitig auf diese Veränderungen vorzubereiten?

Um sich optimal anzupassen, sollten Unternehmen ihre steuerlichen Prozesse frühzeitig prüfen und digitalisieren. Eine Modernisierung der ERP- und Buchhaltungssysteme ist essenziell, um die neuen Meldepflichten und das Echtzeit-Reporting effizient zu bewältigen.

Auch die Compliance-Strategie muss überarbeitet werden, insbesondere im Hinblick auf das Reverse-Charge-Verfahren und die neuen Besteuerungsregeln für Plattformen. Regelmäßige Schulungen der Finanzteams sowie die Zusammenarbeit mit Steuerberatern helfen, rechtliche Anforderungen frühzeitig zu erfüllen. Unternehmen sollten zudem Pilotprojekte für digitale Berichtsformate starten und sicherstellen, dass ihre Schnittstellen zu Behörden reibungslos funktionieren. Wer jetzt handelt, kann administrative Aufwände reduzieren, Compliance sichern und langfristig Wettbewerbsvorteile nutzen.

6. Einheitliches Mehrwertsteuersystem:

Die neuen Regelungen zielen darauf ab, das Mehrwertsteuersystem innerhalb der EU zu harmonisieren und dadurch die administrativen Hürden für Unternehmen zu reduzieren. Unternehmen, die international tätig sind, werden von einem standardisierten und einfacheren System profitieren.

Doch wie lässt sich diese Vereinheitlichung in Ihrem Unternehmen integrieren?

Aus Sicht von GEFEG sind mehrere Punkte von zentraler Bedeutung: Die Vereinheitlichung und kontinuierliche Pflege von Datenaustauschformaten spielt eine entscheidende Rolle. GEFEG-Lösungen unterstützen Unternehmen dabei, standardisierte elektronische Rechnungsformate und Meldeverfahren effizient umzusetzen. Darüber hinaus trägt die Software dazu bei, neue EU-Vorgaben regelkonform zu erfüllen. Ein weiterer Vorteil der GEFEG-Tools ist die Möglichkeit, Daten anhand der harmonisierten Mehrwertsteuerregelungen zu prüfen und zu validieren – was die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zusätzlich erleichtert.

Warum sollten Unternehmen bereits jetzt handeln?

Die Einführung der neuen ViDA-Vorgaben ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern bietet Unternehmen auch zahlreiche Chancen, ihre internen Datenstrukturen gezielt zu optimieren . Unternehmen, die sich frühzeitig mit den kommenden Veränderungen auseinandersetzen, können folgende Vorteile erschließen:

✅ Effizienzsteigerung und Fehlerreduktion: Die e-Rechnungsstellung ermöglicht eine schnellere und fehlerfreie Abwicklung von Mehrwertsteuerprozessen.

✅ Bessere Compliance: Die neuen Regeln bieten eine klarere und sicherere Möglichkeit zur Mehrwertsteuererklärung, was das Risiko von Strafen oder Fehlern verringert.

✅ Reduzierte Komplexität im grenzüberschreitenden Handel: Durch die Harmonisierung der Mehrwertsteuerregelungen wird der internationale Handel vereinfacht und Unternehmen können von einheitlichen Prozessen profitieren.

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Worauf warten Sie? Werden Sie aktiv und sichern Sie sich einen digitalen Vorsprung für Ihr Unternehmen. Sprechen Sie uns an und erfahren Sie schnellstmöglich, welche Änderungen Sie benötigen und welche Unterstützung GEFEG Ihnen bieten kann, um strategische Vorteile bei der Umsetzung der neuen ViDA-Anforderungen zu erzielen.